Es cierto que el realizar un evento sin una prueba previa es un riesgo, es aquí donde entra la importancia de un scouting pero, ¿Qué es y por qué es tan importante?
¡Aquí te lo decimos!
Un scouting o visita de exploración es una visita organizada para conocer a fondo las características del lugar, dónde se realizará el evento y cómo será la logística. Los planners y organizadores lo aprovechamos para:
Obtener medidas para los escenarios que se montarán, para la música y áreas a decorar
Es sumamente importante conocer estás dimensiones ya que de ello dependerá la planeación del montaje y decoración del evento para que todo salga justo como se te planteo en la realización del contrato de servicios.
Visualizar dónde se pondrá la cabina de audio e iluminación.
Esto es un detalle que no podemos pasar por alto, es un área que debemos contemplar en dónde estará instalada; debido a que debe tener un lugar muy específico para el buen funcionamiento del equipo de audio y para la distribución adecuada del mobiliario y equipo en el área de la pista.
Accesos,horarios y especificaciones del lugar.
Para evitar contratiempos debemos asegurar los horarios de recepción y entrega del local rentado, esto nos evitará retrasos en los tiempos que son críticos y muy cortos para poder llevar a cabo todo el proceso de instalación y montaje del evento, debemos asegurar la limpieza de todas las áreas antes de poner manos a la obra en el montaje del evento, disponibilidad de baños, conexiones eléctricas, etc.
Facilidades para los discapacitados
Pensar incluyentemente para el caso de que al evento se tenga contemplado que asistan invitados con alguna discapacidad, así asignaremos el lugar más adecuado para la mesa donde se instalaran, esto les ayudará a que se sientan cómodos.
Definir los espacios dónde los proveedores deberán instalarse, comida, barra de bebidas, baños entre otros.
Asignar un área específica a cada proveedor es fundamental para poder planear adecuadamente el montaje de mobiliario y cada área para la decoración del evento, siempre atendiendo al criterio de comodidad y accesibilidad para los invitados.
Revisar el área de carga y descarga para el mobiliario y equipo, como mesas, sillas, toldos, etc.
Debemos verificar los accesos con los que cuenta el salón, para prevenir complicaciones al momento de ingresar el equipamiento a instalar y en caso de que las hubiera buscar una solución para ello.
Para diseñar el Layout de cómo se distribuirá el mobiliario para aprovechar mejor los espacios y visibilidad adecuadas.
Esto permitirá visualizar gráficamente el acomodo de cada elemento que conformara el evento, la ubicación exacta de cada mesa y cada invitado, así como el acomodo estratégico de todos los elementos y áreas decoradas asegurando asi la mejor visibilidad posible que permita que el evento luzca al máximo y el homenajeado pueda destacar en su área asignada .
Definir logística para saber cómo se ejecutará todo lo anterior.
Y como último punto integraremos cada detalle especificado anteriormente en un plan global táctico para que todo fluya sin contratiempos.
Así que ya sabes la importancia de esta actividad antes de pensar en realizar tu evento, ¡No lo tomes a la ligera! En Servifiestas el tamarindo te asesoramos para que todo salga a la perfección, somos una empresa totalmente capacitada y certificada para poder ayudarte.
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